Mit der richtigen Software ist die Reisekostenabrechnung leichtgemacht. Optimieren Sie Ihre Prozesse und sparen Sie Zeit und Geld.
Wahrscheinlich kennen Sie das auch: Sie müssen geschäftlich auf Dienstreise und in diesem Zusammenhang gibt es jede Menge Papierkram, der zu erledigen ist. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Fahrkarten für den Zug, Taxiquittungen und natürlich um Rechnungen eines Hotels für die Kosten der Übernachtungen, die angefallen sind. Im Anschluss müssen diese Belege gesammelt und intern weitergeleitet werden, damit die Abrechnung stimmt. Ärgerlich ist es, wenn das nicht klappt und Sie selbst Geld vorstrecken mussten, weil Sie vielleicht keine Firmenkreditkarte besitzen oder es einfach in Ihrem Unternehmen üblich ist, die Beträge selbst zunächst auszulegen, bis sie schließlich erstattet werden.
Reisekostenabrechnung leichtgemacht mit der richtigen Software
Geschäftsausgaben automatisiert bearbeiten
Leider kommt es immer wieder vor, dass Originalbelege irgendwo auf dem Postweg innerhalb des Unternehmens verlorengehen und dann beginnt ein ziemlich unangenehmer Prozess: Teilweise kann man die Unterlagen nochmals an der ausgebenden Stelle verlangen, aber da kann auch schwierig sein, wenn es sich um sonstige Belege handelt und nicht um offizielle Rechnungen. Deshalb ist die digitale Archivierung und Weiterleitung heute ein wirklicher Segen. Mit der Software von Expensya ist das dagegen ein einfaches Unterfangen. Denn mit dieser Lösung für das Spesenmanagement arbeiten bereits viele große Konzerne, die so Zeit, Geld und nicht zuletzt Nerven sparen. Ein wichtiger Pluspunkt ist hier die gesetzeskonforme Archivierung der Belege, damit die Abrechnung von den Steuerbehörden auch akzeptiert wird. Extrem praktisch sind hier auch Lösungen für verschiedene Sprachen und Länder, damit grenzüberschreitend tätige Firmen auch die passenden Tools vorfinden, um die Kosten entsprechend korrekt erfassen und bearbeiten zu können, denn schließlich bietet jeder Staat spezielle Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen.
Thema Fahrtkosten und die Abrechnung in der Praxis
Wenn Beschäftigte mit dem eigenen PKW unterwegs sind, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das amtliche Kilometergeld erhalten. Dass dieses kaum die tatsächlich anfallenden Kosten abdeckt, ist ein Problem, doch wenigstens gibt es eine Unterstützung dabei, diese Summen zu kalkulieren und dann zu bezahlen. Übrigens gibt es einen Ersatz sogar für Personen, die mit dem Fahrrad unterwegs sind und so die Umwelt natürlich besonders schonen. Gerade im innerstädtischen Bereich macht diese Form der Mobilität inzwischen wirklich Sinn, zumal Parkplätze knapp und teuer sind oder man teilweise mit anderen Verkehrsmitteln länger unterwegs ist als auf zwei Rädern.
Wichtig: Reisekostenabrechnungen müssen rasch und datenschutztechnisch sicher durch die Buchhaltung geschleust werden. Denn es gibt nichts Unangenehmeres, als wenn sich die Beschäftigten öfter nach dem Stand der Erstattung erkundigen müssen oder Belege verlorene gehen und sonstige Probleme nerven. Deshalb lohnt es sich in ein gutes System zu investieren, dass für alle Seiten einfach zu bedienen ist und mit dem die Freigabe der Gelder prompt erfolgen kann. Dass das über verschieden Plattformen bzw. Geräte möglich ist, sollte inzwischen eigentlich der Standard sein, doch das ist längst nicht überall der Fall. Selbst die Eingabe von Kontonummern oder eine Anzeige des Bearbeitungsstatus sucht man teilweise vergebens. All diese Features bringt aber das eingangs erwähnte Paket mit und sorgt außerdem dafür, dass sinnvolle Exportfunktionen vorhanden sind, um den Datenbestand auch in anderen Programmen bzw. den üblichen Lösungen im Buchhaltungsbereich zu exportieren. (pressemeldungen.at-Redaktion – Erstveröffentlichung: 27.06.2021 – Foto: Pixabay.com/Public Domain)
Reisekostenabrechnung leichtgemacht mit der richtigen Software
Die Reiseplanung und -abrechnung gehören zu den Aufgaben im Berufsalltag, die oft aufwändig und zeitintensiv sind. Reisekostenabrechnung leichtgemacht mit der richtigen Software – dieser Ansatz kann den gesamten Prozess revolutionieren und viel Stress ersparen. Warum also immer noch manuell arbeiten, wenn die Digitalisierung uns so viele Vorteile bietet?
Die Komplexität der Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnungen können eine echte Herausforderung darstellen. Unternehmen müssen nicht nur die verschiedenen Reisekosten ihrer Mitarbeiter erfassen und dokumentieren, sondern auch steuerliche Vorgaben und unternehmensinterne Richtlinien berücksichtigen. Schon kleine Fehler können zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen oder sogar steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Eine genaue Dokumentation aller Ausgaben, von Flugtickets über Hotelrechnungen bis hin zu kleinen Spesen, ist unerlässlich.
Der technologische Fortschritt: Ein Segen für die Reisekostenabrechnung
In der heutigen Zeit gibt es jedoch zahlreiche Softwarelösungen, die diesen Prozess erheblich erleichtern können. Moderne Reisekostenabrechnungs-Software übernimmt viele Aufgaben automatisch, die früher manuell erledigt werden mussten. Dies beginnt bei der Erfassung der Belege und reicht bis zur Berechnung der erstattungsfähigen Beträge.
Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass die Software, die Sie wählen, nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Die richtige Software: Reisekostenabrechnung leichtgemacht
Die Auswahl der passenden Software ist entscheidend. Aber was macht eine gute Reisekostenabrechnungs-Software aus? Eine intuitive Benutzeroberfläche, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Ausgaben schnell und einfach zu erfassen, ist ein wichtiger Faktor. Zudem sollte die Software mobil nutzbar sein, damit Reisende ihre Kosten direkt vor Ort erfassen können.
Automatisierung und künstliche Intelligenz
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Automatisierung. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz kann die Software beispielsweise Belege automatisch erkennen und kategorisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich. Beispielsweise zeigte eine Studie des Bitkom, dass Unternehmen durch den Einsatz von KI-basierter Software bis zu 30% ihrer Zeit für die Reisekostenabrechnung einsparen können.
Leichtgemachte Reisekostenabrechnung mit Top-Software
Darüber hinaus bieten viele Lösungen die Möglichkeit, unternehmensspezifische Richtlinien zu hinterlegen. So wird sichergestellt, dass alle Abrechnungen den internen Vorgaben entsprechen. Zudem können durch integrierte Berichts- und Analysetools umfangreiche Auswertungen erstellt werden, die einen Überblick über die gesamten Reisekosten des Unternehmens bieten.
Unser Tipp: Nutzen Sie die Berichts- und Analysetools Ihrer Software, um Kostentreiber zu identifizieren und gezielt Einsparpotenziale zu realisieren.
Sicherheit und Datenschutz
Ein oft unterschätzter Faktor ist der Datenschutz. Da bei der Reisekostenabrechnung viele personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist es wichtig, dass die Software den aktuellen Datenschutzanforderungen entspricht. Anbieter sollten daher zertifiziert sein und regelmäßige Updates anbieten, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Die richtige Software hilft
Ein weiterer Vorteil einer spezialisierten Software ist die Möglichkeit der Integration mit anderen Unternehmensanwendungen. Dies kann von der Buchhaltungssoftware bis hin zum Personalmanagementsystem reichen. Durch solche Integrationen können Daten nahtlos übertragen werden, was den administrativen Aufwand weiter reduziert.
Kosteneffizienz und Zeitersparnis
Die Implementierung einer solchen Software mag anfänglich mit Kosten verbunden sein, aber die langfristigen Einsparungen und die Effizienzsteigerung sind enorm. Laut einer Studie von Aberdeen Group konnten Unternehmen, die auf automatisierte Lösungen setzen, ihre Prozesskosten um bis zu 50% senken.
Leichtgemacht: Reisekostenabrechnung mit der richtigen Software
Abschließend lässt sich sagen, dass die richtige Software zur Reisekostenabrechnung nicht nur den Prozess vereinfacht, sondern auch zu einer erheblichen Reduktion der Kosten und Fehler führt. Unternehmen, die in diese Technologie investieren, können sicher sein, dass sie langfristig von den Vorteilen profitieren werden.
Unser Tipp: Überlegen Sie genau, welche Anforderungen Ihre Software erfüllen muss, und lassen Sie sich umfassend beraten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Die Zukunft der Reisekostenabrechnung liegt in der Automatisierung und der intelligenten Datennutzung. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihre Prozesse zu optimieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihr Kerngeschäft. (Aktualisierung: 19.05.2024)