Reisekostenabrechnung leichtgemacht mit der richtigen Software

Wahrscheinlich kennen Sie das auch: Sie müssen geschäftlich auf Dienstreise und in diesem Zusammenhang gibt es jede Menge Papierkram, der zu erledigen ist. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Fahrkarten für den Zug, Taxiquittungen und natürlich um Rechnungen eines Hotels für die Kosten der Übernachtungen, die angefallen sind. Im Anschluss müssen diese Belege gesammelt und intern weitergeleitet werden, damit die Abrechnung stimmt. Ärgerlich ist es, wenn das nicht klappt und Sie selbst Geld vorstrecken mussten, weil Sie vielleicht keine Firmenkreditkarte besitzen oder es einfach in Ihrem Unternehmen üblich ist, die Beträge selbst zunächst auszulegen, bis sie schließlich erstattet werden.

Reisekostenabrechnung leichtgemacht mit der richtigen Software
Reisekostenabrechnung leichtgemacht mit der richtigen Software

Geschäftsausgaben automatisiert bearbeiten

Leider kommt es immer wieder vor, dass Originalbelege irgendwo auf dem Postweg innerhalb des Unternehmens verlorengehen und dann beginnt ein ziemlich unangenehmer Prozess: Teilweise kann man die Unterlagen nochmals an der ausgebenden Stelle verlangen, aber da kann auch schwierig sein, wenn es sich um sonstige Belege handelt und nicht um offizielle Rechnungen. Deshalb ist die digitale Archivierung und Weiterleitung heute ein wirklicher Segen. Mit der Software von Expensya ist das dagegen ein einfaches Unterfangen. Denn mit dieser Lösung für das Spesenmanagement arbeiten bereits viele große Konzerne, die so Zeit, Geld und nicht zuletzt Nerven sparen. Ein wichtiger Pluspunkt ist hier die gesetzeskonforme Archivierung der Belege, damit die Abrechnung von den Steuerbehörden auch akzeptiert wird. Extrem praktisch sind hier auch Lösungen für verschiedene Sprachen und Länder, damit grenzüberschreitend tätige Firmen auch die passenden Tools vorfinden, um die Kosten entsprechend korrekt erfassen und bearbeiten zu können, denn schließlich bietet jeder Staat spezielle Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen.

Thema Fahrtkosten und die Abrechnung in der Praxis

Wenn Beschäftigte mit dem eigenen PKW unterwegs sind, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das amtliche Kilometergeld erhalten. Dass dieses kaum die tatsächlich anfallenden Kosten abdeckt, ist ein Problem, doch wenigstens gibt es eine Unterstützung dabei, diese Summen zu kalkulieren und dann zu bezahlen. Übrigens gibt es einen Ersatz sogar für Personen, die mit dem Fahrrad unterwegs sind und so die Umwelt natürlich besonders schonen. Gerade im innerstädtischen Bereich macht diese Form der Mobilität inzwischen wirklich Sinn, zumal Parkplätze knapp und teuer sind oder man teilweise mit anderen Verkehrsmitteln länger unterwegs ist als auf zwei Rädern.

Unser Fazit: Reisekostenabrechnungen müssen rasch und datenschutztechnisch sicher durch die Buchhaltung geschleust werden. Denn es gibt nichts Unangenehmeres, als wenn sich die Beschäftigten öfter nach dem Stand der Erstattung erkundigen müssen oder Belege verlorene gehen und sonstige Probleme nerven. Deshalb lohnt es sich in ein gutes System zu investieren, dass für alle Seiten einfach zu bedienen ist und mit dem die Freigabe der Gelder prompt erfolgen kann. Dass das über verschieden Plattformen bzw. Geräte möglich ist, sollte inzwischen eigentlich der Standard sein, doch das ist längst nicht überall der Fall. Selbst die Eingabe von Kontonummern oder eine Anzeige des Bearbeitungsstatus sucht man teilweise vergebens. All diese Features bringt aber das eingangs erwähnte Paket mit und sorgt außerdem dafür, dass sinnvolle Exportfunktionen vorhanden sind, um den Datenbestand auch in anderen Programmen bzw. den üblichen Lösungen im Buchhaltungsbereich zu exportieren. (Foto: Pixabay.com/Public Domain)