Dokumente elektronisch unterschreiben kann man mittlerweile von überall aus und so wird jedes Word-File zu einem offiziellen Schriftstück, das auch rechtlich gültig ist.
In der grauen Vorzeit der Digitalisierung war es schwierig, einem Dokument einen offiziellen Touch zu geben und Unterschriften wurden oft irgendwie nachgezeichnet. So waren sie zwar deutlich von einem Original zu unterscheiden, doch irgendwie wirkte das besser, als gar nichts. Das brachte aber viele unseriöse Zeitgenossen dazu, hier abzutupfen. Deshalb wurden elektronische Dokumente weiterhin händisch unterzeichnet und dann mehr oder weniger analog weitergeleitet. Sie mussten verschickt und schließlich abgelegt werden. Ein riesiger Aufwand!
Dann kamen viele Unternehmen auf die Idee, die Signatur einfach einzuscannen. Damit war der Anschein gewahrt, man übermittelt ein authentisches Schreiben. Doch auch das war in vielen Fällen nicht genug, etwa wenn es um die Unterschrift wichtiger Unterlagen ging. Dann musste extra noch ein Fax geschickt werden oder man bemühte wieder die herkömmliche Post.
Die digitale Signatur
Heute sieht es in diesem Bereich zum Glück völlig anders aus, denn es gibt echte, digitale Unterschriften. Es handelt sich dabei um eine tatsächliche rechtsverbindliche E-Signatur, die für vielfältige Zwecke einsetzbar ist.
Egal, ob Sie einen Vertrag bequem online unterzeichnen, eine Authentifizierung nötig ist oder Sie Geschäfte abschließen wollen, eine Unterschrift ist jederzeit und überall möglich. Möchten Sie für eine elektronische Unterschrift Word verwenden, so bietet sich die Lösung von Yousign an, das perfekt in die Arbeitsabläufe im Unternehmen eingebunden ist.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Alles geht schnell, ohne lästigen Papierkrieg und mit jedem Endgerät, sei es PC, Smartphone oder Tablet. Praktisch ist dabei übrigens auch, dass man den Status der Unterschrift abfragen kann. Damit entfällt einiges an Unsicherheit und Rückfragen. Übrigens ist auch ein Datumsstempel vorhanden, der – im Gegensatz zu herkömmlichen Unterschriften – den genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung festhält. Das kann bei sensiblen Verträgen ein wichtiger Zusatznutzen sein.
Selbstverständlich stehen hier auch Exportmöglichkeiten zur Verfügung, etwa als besonders kompatibles PDF-File, außerdem kann alles völlig unkompliziert versendet werden und erreicht so den Empfänger innerhalb kürzester Zeit, ohne dass das Dokument durch viele Hände gehen muss.
Elektronische Unterschriften sind inzwischen in vielen Branchen verbreitet, sei es im Bereich der Banken, Versicherungen oder bei Immobilien. Kreditverträge, Angebote oder sonstige Unterlagen werden hier auch innerhalb des normalen Workflows belassen und alles geht völlig nahtlos über die Bühne.
Unser Tipp: Testen Sie die digitale Unterschrift unverbindlich und kostenlos. Dann können Sie sich von der Sinnhaftigkeit und dem unkomplizierten Einsatz auch in Ihrem Unternehmen überzeugen.
(Erstveröffentlichung: 08.09.2019)
Dokumente elektronisch unterschreiben – So wird jedes Word-File zu einem offiziellen Schriftstück
In einer Welt, in der digitale Prozesse den Alltag dominieren, gewinnt die Fähigkeit, Dokumente elektronisch zu unterschreiben, immer mehr an Bedeutung. Wer hätte gedacht, dass ein simples Word-Dokument durch eine digitale Unterschrift die gleiche Rechtsverbindlichkeit wie ein handschriftlich unterzeichnetes Papierdokument erlangen kann? Es ist erstaunlich, wie sich Technologien entwickelt haben, um traditionelle Prozesse zu digitalisieren. Doch was steckt genau dahinter, wenn wir ein Dokument elektronisch unterschreiben? Und was muss man beachten, um sicherzustellen, dass das Word-File tatsächlich als offizielles Schriftstück gilt? Dieser Artikel bietet Ihnen einen tiefen Einblick in die Welt der elektronischen Signaturen und gibt Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Dokumente sicher und rechtsgültig digital signieren.
Warum elektronische Signaturen unverzichtbar geworden sind
Die Digitalisierung hat viele Arbeitsabläufe vereinfacht. Verträge und Vereinbarungen müssen nicht mehr auf Papier gedruckt und per Post verschickt werden. Stattdessen kann man sie innerhalb weniger Minuten digital erstellen, versenden und unterschreiben. Doch warum ist es so wichtig, Dokumente elektronisch zu unterschreiben? Der Hauptgrund liegt in der rechtlichen Anerkennung. Elektronische Signaturen sind gemäß der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) in der gesamten EU rechtsverbindlich. Das bedeutet, dass ein elektronisch unterzeichnetes Word-Dokument dieselbe Gültigkeit hat wie ein physisches Dokument mit handschriftlicher Unterschrift.
Allerdings gibt es unterschiedliche Arten von elektronischen Signaturen, die je nach Anwendungsfall unterschiedlich stark rechtlich anerkannt sind. Während einfache elektronische Signaturen bereits ausreichen, um ein Word-Dokument als unterschrieben zu kennzeichnen, bieten qualifizierte elektronische Signaturen die höchste Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit. Diese werden oft bei wichtigen Verträgen oder im Umgang mit Behörden verwendet.
So wird jedes Word-File zu einem offiziellen Schriftstück
Ein Word-Dokument in ein rechtlich anerkanntes, unterschriebenes Schriftstück zu verwandeln, ist einfacher als gedacht. Zuerst muss das Dokument vorbereitet werden. Dazu gehört, dass alle relevanten Informationen korrekt und vollständig im Dokument enthalten sind. Eine unvollständige oder fehlerhafte Vorlage kann im schlimmsten Fall zur Ungültigkeit des gesamten Schriftstücks führen. Anschließend muss die richtige Art der elektronischen Signatur gewählt werden.
Für die meisten alltäglichen Dokumente reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Diese Art der Signatur garantiert, dass das Dokument seit der Unterschrift nicht mehr verändert wurde. Sie basiert auf einem digitalen Zertifikat, das entweder vom Benutzer selbst oder von einem vertrauenswürdigen Zertifikatsdienstleister ausgestellt wird. Für besonders wichtige oder sensible Dokumente, wie beispielsweise Kaufverträge oder notarielle Urkunden, ist es ratsam, eine qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden. Diese erfordert jedoch ein höheres Maß an Authentifizierung und ein qualifiziertes Zertifikat.
Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie für besonders wichtige Dokumente immer eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden. Diese bietet die höchste Rechtssicherheit.
Technische Hintergründe: Was passiert beim digitalen Unterschreiben?
Vielleicht fragen Sie sich, was genau passiert, wenn Sie ein Dokument elektronisch unterschreiben. Die Technik dahinter ist komplex, aber faszinierend. Beim Unterschreiben wird ein Hashwert des Dokuments erzeugt – eine Art digitaler Fingerabdruck, der den genauen Inhalt des Dokuments zum Zeitpunkt der Signatur widerspiegelt. Dieser Hashwert wird dann mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt. Der öffentliche Schlüssel, der zu diesem privaten Schlüssel gehört, kann von jedem verwendet werden, um die Signatur zu überprüfen.
Wenn das Dokument nach der Unterschrift verändert wird, ändert sich der Hashwert, und die elektronische Signatur wird ungültig. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das unterzeichnete Dokument im Nachhinein nicht manipuliert werden kann. Zudem bietet die Verschlüsselung mit einem privaten Schlüssel ein hohes Maß an Sicherheit, da nur der Inhaber des entsprechenden privaten Schlüssels das Dokument signieren kann.
Ein offizielles Schriftstück aus einem Word-File machen
Damit ein elektronisch unterschriebenes Dokument tatsächlich als offizielles Schriftstück anerkannt wird, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Zunächst muss das verwendete Zertifikat gültig sein. Zertifikate haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer und müssen regelmäßig erneuert werden. Verwendet man ein abgelaufenes Zertifikat, kann die Signatur als ungültig betrachtet werden.
Zudem sollte die Identität des Unterzeichners eindeutig verifiziert sein. Dies erfolgt in der Regel durch einen Vertrauensdienstanbieter, der die Identität des Benutzers überprüft und ihm ein entsprechendes Zertifikat ausstellt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integrität des Dokuments. Das bedeutet, dass das Word-File nach der Signatur nicht mehr verändert werden darf. Jegliche Änderung macht die Signatur ungültig und führt dazu, dass das Dokument nicht mehr als offizielles Schriftstück anerkannt wird.
Unser Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie nur vertrauenswürdige Software oder Dienstleister für die elektronische Signatur verwenden, um die Gültigkeit Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
Welche Software eignet sich für elektronische Signaturen?
Es gibt zahlreiche Programme und Online-Dienste, die das digitale Signieren von Word-Dokumenten ermöglichen. Bekannte Anbieter wie Adobe Sign, DocuSign oder SignEasy bieten benutzerfreundliche Lösungen an, die auch von Laien problemlos genutzt werden können. Diese Dienste sind besonders praktisch, da sie nicht nur die Signatur selbst, sondern auch die Verwaltung der digitalen Zertifikate übernehmen.
Jedoch gibt es auch kostenlose Alternativen, die direkt in Microsoft Word integriert sind. Beispielsweise können Sie in Word über die Registerkarte „Einfügen“ eine digitale Signatur hinzufügen. Diese Methode ist besonders für kleinere Unternehmen oder Privatpersonen geeignet, die keine zusätzlichen Kosten für externe Dienste aufwenden möchten.
So wird jedes Word-File offiziell
Elektronische Signaturen sind aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Sie bieten eine schnelle, sichere und rechtsverbindliche Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen. Ob Sie ein einfacher Nutzer sind, der gelegentlich ein Dokument signieren muss, oder ein Unternehmen, das regelmäßig Verträge und Vereinbarungen digital abschließt – die elektronische Signatur bietet für jeden die passende Lösung. Denken Sie daran, dass jedes Word-File zu einem offiziellen Schriftstück wird, wenn Sie es korrekt elektronisch unterschreiben. Dabei ist es entscheidend, die richtige Art der Signatur und die passende Software zu wählen, um die Integrität und Rechtsgültigkeit des Dokuments zu gewährleisten.
Unser Tipp: Verwenden Sie elektronische Signaturen, um den Papierverbrauch zu reduzieren und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont auch die Umwelt.
(Aktualisierung: 21.08.2024 – Foto: AI Generated)