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Eigentlich sollte es ja langsam ruhiger werden. Die Kunden schließen die Bestellungen ab, die Aufträge sind zumeist ausgeliefert und neue Anfragen und Angebote werden erst im Januar kommen.

Aber dem ist bei weitem nicht so. Überall Hektik, ein Meeting jagt das andere, überall viel zu tun und Mitarbeiter sind permanent unterwegs, um Kunden zu besuchen. Kaum bleibt Zeit für eine kleine Atempause in dieser hektischen Zeit, die dann Weihnachtsfeier genannt wird.

Aber woran liegt es, dass diese eigentlich vom Tagesgeschäft her ruhige Zeit so hektisch verläuft? Die Begründung findet man in der Tatsache, dass kurz vor Weihnachten vermehrt Dinge zu erledigen sind, die nichts mit dem Tagesgeschäft zu tun haben und die dazu, weil das Jahr zu Ende geht, schneller als sonst erledigt werden müssen.

Es gibt in allen Unternehmen viele kleine Dinge, die eine Erledigung von Aufgaben behindern. Dazu gehören grundsätzliche Organisationsprobleme wie falsche Telefonlisten, unzureichende Autorisierungen von Mitarbeitern oder nicht aktuelle Vertretungs- und Abwesenheitspläne. Hinzu kommen unzureichend beschriebene Betriebsabläufe, speziell bei Sonderthemen, die nicht jeden Tag vorkommen.

Für die tägliche Arbeit hat der Mitarbeiter normalerweise eine Lösung gefunden, um diese Organisationsprobleme zu umgehen, weil er sonst seine anfallende Arbeit nicht erledigen kann. Sonderthemen brauchen dabei immer ein wenig länger, aber zu Weihnachten kommen diese Themen massiert und dann wird man von der Arbeit erschlagen. Und wenn die Arbeit einmal über den eigenen Kopf gewachsen ist, fällt es sehr schwer, dort wieder herauszufinden.

Lösungsansätze findet man sicher nicht im Weihnachtsstress, sie müssen kontinuierlich entwickelt werden. Dazu stellt man mittels einer Unzufriedenheitsanalyse fest, wo die Engpässe liegen und entwickelt dann zusammen im Team Lösungen, die man gemeinsam umsetzt und kontrolliert.

Sicher wird man mit einer solchen Methodik nicht alles planen können, aber statt 100% Hektik nur noch 30% zu haben, die man dann erheblich besser bewältigen kann, ist auch ein schöner Erfolg.


Helmut König - König-bpv
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