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Man hört es ja immer wieder. Irgendein Unternehmen hat große Schwierigkeiten bei der Einführung von SAP. Man hört von Dingen wie ein 6 Monatszeitraum bis zur ersten Kundenrechnung, zurück zum alten EDV System, weil SAP nicht funktionsfähig wird oder sogar Firmenpleiten, die dadurch ausgelöst worden sind. Also bloß die Finger davon lassen?

Es gibt deutlich über 50.000 Unternehmen, die SAP eingeführt haben. Von den Top 500 der Welt haben über 300 SAP. Da kann es eigentlich am System nicht liegen. Diese Unternehmen haben SAP nicht eingeführt, weil es kompliziert, sondern weil es einfach ist. Und es ist einfach. Aber was ist dann der Grund, dass manche Implementierungen scheitern. Zwei Möglichkeiten sind nachfolgend aufgezeigt.

Die meisten Unternehmen haben Programme wie Excel oder Word im Einsatz. Programme, die eine solche Vielfalt anbieten, dass der normale Benutzer nicht mehr als 5% davon nutzen wird. Wenn jetzt jemand auf die Idee kommen würde, Excel oder Word erst dann einzusetzen, wenn die komplette Vielfalt dieser Programme verstanden worden wäre, hätten wir sehr wahrscheinlich kein Excel oder Word auf unseren Rechnern.

SAP ist genauso ein Programm, was fast alles abbilden kann. Da man bei einer Implementierung, die ja teuer ist, möglichst viel davon nutzen will, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man hinterher das System nicht beherrscht. Dies führt zu den klassischen Problemen bei der Einführung. Hauptverursacher für diese Probleme ist der SAP Berater, der dieses System einführt. Wenn dieser Berater nur technisch denkt, wie also das System eingestellt werden muss, wird er versuchen, die manchmal utopischen Wünsche des Unternehmens umzusetzen, ohne sie auf Praxis Bezug zu überprüfen. Berater, die in Unternehmensprozessen denken, werden diesen Fehler nicht machen.

Das beste Ziel bei einer SAP Implementierung ist es, das System so einfach und offen wie möglich einzuführen mit der Konsequenz, es nach der Go Life Phase kontinuierlich weiterzuentwickeln. Es wäre zu schade für die betriebswirtschaftlichen Möglichkeiten solcher Systeme, wenn man sie nach der Einführung nur noch mit Support und Wartung betreut. Man hat sie noch lange nicht ausgereizt.

Die zweite Möglichkeit des Misserfolges solcher Systeme liegt bei den Menschen, die mit damit arbeiten werden. Diese Systeme werden als Enterprise Resource Planning, kurz ERP Systeme bezeichnet. Dies bedeutet, dass alle Abteilungen eines Unternehmens in der EDV verknüpft sind. Jetzt müssten sich eigentlich auch die Menschen abteilungsübergreifend verknüpfen. Hier ist die zweite große Problemstellung, die nach Implementierungen auftritt. Alte Regeln stimmen nicht mehr, Arbeitsprozesse ändern sich, Arbeit wird auf andere Abteilungen verlagert, Kommunikation und Vertrauen zwischen Abteilungen wird viel wichtiger als vorher. Wenn dem ein Unternehmen nicht Rechnung trägt, entsteht das Chaos, was uns aus EDV Neueinführungen bekannt ist.

Aber was tun gegen solche Probleme? Für den ersteren Fall hilft zum einen die Beraterempfehlung von anderen Unternehmen, die erfolgreich SAP eingeführt haben. Zum anderen solche man ruhig ein paar Euro extra ausgeben, um Mitarbeiter einer zweiten Beraterfirma zu engagieren, die einen Kontrollblick über das Blueprint/Pflichtenheft und/oder die Empfehlungen des ersten Beraters wirft. Das ist gut angelegtes Geld und eine seriöse Beraterfirma wird dies begrüßen, weil die Vielfalt der Möglichkeiten von SAP keinem Berater komplett bekannt ist.

Für den zweiten Fall wird wenig externe Hilfe gebraucht, ggf. für eine Analyse der bestehenden Prozesse und bei der Moderation von Workshops. Am besten helfen hier die eigenen Mitarbeiter. Man sollte mit einem Analysetool wie zum Beispiel der Unzufriedenheitsanalyse die Schwachstellen analysieren und dann gemeinsam mit den Mitarbeitern in abteilungsübergreifenden Workshops an der Verbesserung arbeiten. Und dies, wenn möglich, während der Einführung des EDV Systems und nicht nur danach. Diese Workshops helfen die Regeln im Unternehmen anzupassen, lösen Engpässe bei den bestehenden Workflows und bilden gleichzeitig den Brückenkopf für die Vertrauensbasis, die sich zwischen den Abteilungen durch die gemeinsame Arbeit aufbaut. Dies schafft die Verknüpfung der Menschen, die bei dem EDV System bereits Realität geworden ist.





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