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optimal einrichten“ zum Download

Fa. Zeitblüten
Ing. Burkhard Heidenberger
Ratschky-Gasse 44/34
Tel. +43-699-123 71 011
Kontaktseite: » www.zeitblueten.com/544/kontaktseite/

18.12.2007 - Outlook ist das weltweit am häufigsten eingesetzte E-Mail-Programm und wird sowohl im Officebereich als auch bei Privatanwendern eingesetzt.
Aufgrund des großen Funktionsumfangs dieser Software haben viele Nutzer Schwierigkeiten und sind überfordert, vor allem in Hinblick auf das Einrichten von Outlook. Daraus resultiert auch die Tatsache, dass zu den häufigsten Suchanfragen im Internet in Zusammenhang mit Outlook „Outlook einrichten„ zählt. Aber selten wird in einem Outlook-Buch beschrieben, wie man die Software abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse einrichtet.

Aus diesem Grund wurde vom Outlook-Trainer Burkhard Heidenberger das kostenlose eBook „Outlook optimal einrichten„ auf seiner Webseite » http://www.zeitblueten.com/595/outlook-optimal-einrichten/ zum Download bereitgestellt.

Dieses eBook wird auch als Selbstlernkurs von der renommierten Berliner Internet-Akademie "akademie.de" verwendet.

"akademie.de" zählt zu den führenden e-Learning-Portalen Deutschlands und ist bereits mehrfach ausgezeichnet worden u.a. auch von der Stiftung Warentest.

In diesem kostenlosen eBook erfahren Sie,
- wie Sie sich in Outlook lästige Tipparbeit sparen,
- wie Sie ein E-Mail-Konto einrichten, um E-Mails zu senden und zu empfangen,
- wie Sie Outlook als Explorer nutzen können und einen Direktzugriff auf Ihre am häufigsten verwendeten Dateien und Dokumente anlegen,
- wie Sie mit Outlook im Internet surfen,
- wie Sie einen vollen Posteingang im Nu abarbeiten,
- wie Sie sich in Outlook effizient vor Viren und Spam schützen,
- wie Sie den Kalender übersichtlich gestalten,
- wie Sie Ihre Kontakte durch die richtigen Einstellungen optimal anlegen,
- wie Sie mittels Ansichten den Überblick auch über eine große Anzahl an Aufgaben und Terminen behalten und nichts vergessen und vieles mehr.

Die Anleitungen werden Schritt für Schritt detailliert beschrieben und sind mit Screenshoots ergänzt. Dadurch sind die Anleitungen einfach nachvollziehbar.

Von Burkhard Heidenberger sind bereits zwei weitere Publikationen zum Thema Outlook erschienen:

- „E-Mail-Organisation in Outlook„

- „Zeitmanagement und Selbstorganisation mit Outlook“

Burkhard Heidenberger betreibt die Webseite » www.zeitblueten.com/, auf der er umfangreiche Informationen zu Zeitmanagement und Organisation liefert.

Folgend zwei Ausschnitte aus dem eBook:

DER AUTOKORREKTUR-TRICK

Die Word-Funktion\"Autokorrektur" hilft Ihnen nicht nur dabei, Tippfehler zu beseitigen. Sie können sie auch als Tipphilfe für häufig gebrauchte Floskeln und andere Wendungen in Ihren E-Mails benutzen, wenn Sie Word als E-Mail-Editor verwenden. Dazu tippen Sie nur zwei, drei Buchstaben ein, die von der Autokorrektur automatisch in ganze Sätze oder lange Begriffe umgewandelt wird. Hier ein paar Beispiele:

mfg > Mit freundlichen Grüßen
sgf > Sehr geehrte Frau
sgh > Sehr geehrter Herr
gba > Gern beantworte ich Ihre Anfrage vom…
info > Nur zur Info - keine Antwort erforderlich!
nf > Noch Fragen? Dann rufen Sie mich bitte an unter…
nö > Beachten Sie bitte unsere neuen Öffnungszeiten…

Mein Tipp
Erstellen Sie nicht zu viele Autokorrekturen; eben nur so viele, wie Sie sich auch leicht merken können.

Und so erstellen Sie Autokorrekturen
1. Starten Sie Word.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Autokorrektur-Optionen und holen Sie Registerkarte AutoKorrektur nach vorne. .
3. Geben Sie nun im Feld Ersetzen eines Ihrer gewählten Kürzel ein, beispielsweise mfg.
4. Im Feld Durch geben Sie den Text ein, der für das Kürzel erscheinen soll, beispielsweise Mit freundlichen Grüßen und klicken dann auf Hinzufügen.
5. Nun können Sie weitere Autokorrekturen wie beschrieben hinzufügen. 6. Achten Sie darauf, dass die Option Während der Eingabe ersetzen aktiviert ist und klicken Sie dann auf OK.

E-MAIL ERNEUT SENDEN

Vielleicht sind Sie auch schon öfters vor folgender Situation gestanden:

Eine von Ihnen gesendete E-Mail ist beim Empfänger nicht angekommen oder er hat Sie unabsichtlich gelöscht. Nun wollten Sie die E-Mail nochmals senden und probierten es mit dem Weiterleiten, haben die Empfänger-Adresse nochmals eingegeben…

Und dabei geht's viel einfacher:

1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie nochmals versenden möchten.
2. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Diese Nachricht erneut senden und schon wird die gleiche E-Mail erneut gesendet.

Mein Tipp
Diese Vorgangsweise eignet sich auch, wenn Sie eine gesendete E-Mail auch noch an eine andere Person senden wollen. Hierfür brauchen Sie nur die Empfängeradresse ändern.

SO VERGESSEN SIE KEINE WICHTIGEN E-MAILS

Sicher bekommen Sie oft E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten können, sondern erst nach Eintreffen einer bestimmten Situation oder zu einem viel späteren Zeitpunkt. Oder Sie haben eine E-Mail delegiert und wollen später deren Erledigung kontrollieren.

Trotzdem wollen Sie die E-Mail ablegen, möchten aber zu einem späteren Zeitpunkt wieder daran erinnert werden.

Für die Nachverfolgung einer E-Mail stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Nachverfolgungsfunktion
2. E-Mail als Aufgabe anlegen

Nachverfolgungsfunktion von Outlook

Um eine E-Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen, gehen Sie so vor:

Markieren Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang mit der rechten Maustaste und wählen im erscheinenden Kontextmenü Zur Nachverfolgung.

Im erscheinenden Dialogfeld können Sie nun das Fälligkeitsdatum und -zeit einstellen. Zu diesem Zeitpunkt werden Sie auch an die E-Mail erinnert.

Hinweis

Die Nachverfolgung mit Erinnerung funktioniert für eine E-Mail nur dann, wenn sich diese im Posteingang befindet und nicht in einem Unterordner. Deshalb kommt diese Nachverfolgungsfunktion kaum in Frage.

E-Mail als Aufgabe anlegen

Diese Methode eignet sich optimal zur Nachverfolgung von Nachrichten.

Ab Outlook 2003 gibt es einen "Nachverfolgung"-Ordner. Von allen zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails wird eine Kopie in diesem Ordner angelegt.

Sie haben nun die Möglichkeit, die E-Mail als Aufgabe und somit auch mit einer Erinnerung anzulegen, unabhängig in welchem Ordner sich die E-Mail befindet. Je nachdem, ob die Aufgabe nur mit dem Text der E-Mail oder auch mit dem Anhang der E-Mail angelegt werden soll, gibt es zwei Vorgehensweisen:

Aufgabe anlegen mit dem Textinhalt der E-Mail:

1. Ziehen Sie die E-Mail mit gedrückter linker Maustaste auf das Aufgabensymbol in der Outlookleiste. Es wird automatisch eine Aufgabe erstellt.
2. Aufgabe anlegen mit einer Verknüpfung zur E-Mail:
3. Ziehen Sie die E-Mail mit gedrückter rechter Maustaste auf das Aufgabensym-bol in der Outlookleiste.
4. Im erscheinenden Kontextmenü wählen Sie Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage.

Mein Tipp
Die gleiche Vorgehensweise können Sie anwenden, um aus einer E-Mail einen Termin zu erstellen.


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