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Immer wieder stoßen Unternehmen auf dieses Thema. Es fehlen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit der richtigen Qualifikation am richtigen Ort. Immer wieder geraten dadurch Personalabteilungen unter Druck, weil sie diese Anforderungen natürlich nicht kurzfristig bewältigen können. Viel Geld muss dann ausgegeben werden, um solche Problematiken schnell zu lösen. Und immer mit dem größeren Risiko des Misserfolges. Wo aber liegen die Ursachen für dieses Dilemma?

Wenn man sich die Personalentwicklung in einem Unternehmen anschaut, trifft man heute vielfach auf Einzelaktionen. Ein Mitarbeiter wird gesucht, weil ein anderer gekündigt hat. Es wird ein Abteilungsleiter im Rahmen einer Nachfolgeregelung eingestellt. Lange Krankheit eines Sachbearbeiters zwingt ein Unternehmen dazu, diese Stelle zwischenzeitlich neu oder zumindest vorübergehend zu besetzen. Zur Qualifizierung wird ein Mitarbeiter auf eine Weiterbildung geschickt, weil im Tagesgeschäft Fehler passieren. Es wird ein Training gebucht, weil das QM Handbuch es fordert und ein Audit angekündigt ist. Die Liste lässt sich sicher beliebig fortsetzen.

Konzeptionell kann man diese Dinge nur lösen, wenn ein Unternehmen seiner Personalabteilung Informationen zur Unternehmensentwicklung zur Verfügung stellt. Daraus lassen sich Anforderungsprofile für die zukünftig benötigten Mitarbeiter in Qualität und Quantität entwickeln. Dies bedeutet, dass die Personalabteilung Pläne ausarbeiten kann, welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen kurz- mittel- und langfristig im Unternehmen benötigt werden. Hierdurch schafft man die Möglichkeit, ein Mitarbeiterentwicklungskonzept zu erarbeiten, dass sich aus Mitarbeitersuche und -qualifikation zusammensetzt.

Personalfindung kann so langfristig organisiert werden oder eigene Mitarbeiter können rechtzeitig qualifiziert werden. Dadurch werden Probleme mit unbesetzten Stellen verringert und Qualifikation zielgerichtet organisiert und durchgeführt. Zum Plan der Unternehmensentwicklung kommt also jetzt das dazugehörige Konzept der Personalentwicklung.

Natürlich wird das Konzept nicht 100% funktionieren, spontane Kündigungen oder Unglücksfälle werden immer wieder dazu zwingen, einen solchen Plan anzupassen. Auch ein Fehlgriff bei einer Neueinstellung passiert trotz allen Vorsichtsmassnahmen. Aber aus diesen Gründen auf ein Konzept zu verzichten, wäre fahrlässig. Dies wäre so ähnlich, als wenn man auf eine Finanzplanung verzichten würde, weil sich diese im Laufe eines Planungszeitraumes verändern kann, was sie in der Regel auch tut. Niemand würde deswegen auf die Idee kommen, kein Finanzkonzept zu machen.

Personalkonzepten geht es wie allen anderen Konzepten; Ein Grossteil der Planung kann eingehalten werden, aber sie entbinden uns nicht von der Tatsache, dass die ungeplanten Vorfälle von uns angepasst werden müssen.

Wie schafft man es aber nun, ein solches Konzept in einem Unternehmen einzuführen. Es muss von den Mitarbeitern angestoßen werden, die in einem Unternehmen für Personalentwicklung zuständig sind. Das ist natürlich leichter für ausgebildete Personalsachbearbeiter als von jemand, der in diese Aufgabe historisch hineingewachsen ist. Der Plan muss mit der Geschäftsführung abgestimmt sein, die normalerweise begeistert zustimmen wird. Die Konzepte müssen für jeden Arbeitsbereich eine Istsituation als Bestandsaufnahme, eine Prognose und eine Bedarfsabschätzung enthalten.

Nach der Istsituation beginnt die eigentliche Arbeit mit den einzelnen Abteilungen, um die Prognose und Bedarfsabschätzung zu bekommen. Hier liegt das größte Problem, denn niemand macht gerne eine Abschätzung der zukünftigen Entwicklung. Hier könnte die Begeisterung der Geschäftsführung nachlassen, wenn die Informationen zur 2. Führungsebene ermittelt werden müssen. Hierfür ist die Geschäftsführung in der Verantwortung. Aber da Unternehmen die Planung mittlerweile bei Umsatz, Gewinn und Kosten gewohnt sind, ist es eigentlich nur ein Herunterbrechen dieser Zahlen. Wichtig ist nur, dass sie genau wie Umsatz. Gewinn und Kosten überwacht und ggf. angepasst werden.

Schafft man es, ein solches System in einer Personalabteilung zu etablieren, wird die tägliche Arbeit um ein vielfaches systematischer und effektiver. Schafft man es zusätzlich, die Qualifikation von Mitarbeitern zu kontrollieren und dadurch gezielt Weiterbildung und Training als Qualifizierungsinstrument einzusetzen, verringert sich auch die Fehlbelegungsrate bei der Neubesetzung von Positionen. Beides zusammen spart einem Unternehmen viel Geld, sowohl bei der Personalsuche, wie auch bei den Einstiegsgehältern und bei den Weiterbildungsmaßnahmen.


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