Dokumente elektronisch unterschreiben – So wird jedes Word-File zu einem offziellen Schriftstück

In der grauen Vorzeit der Digitalisierung war es schwierig, einem Dokument einen offiziellen Touch zu geben und Unterschriften wurden oft irgendwie nachgezeichnet. So waren sie zwar deutlich von einem Original zu unterscheiden, doch irgendwie wirkte das besser, als gar nichts. Das brachte aber viele unseriöse Zeitgenossen dazu, hier abzutupfen. Deshalb wurden elektronische Dokumente weiterhin händisch unterzeichnet und dann mehr oder weniger analog weitergeleitet. Sie mussten verschickt und schließlich abgelegt werden. Ein riesiger Aufwand!
Dann kamen viele Unternehmen auf die Idee, die Signatur einfach einzuscannen. Damit war der Anschein gewahrt, man übermittelt ein authentisches Schreiben. Doch auch das war in vielen Fällen nicht genug, etwa wenn es um die Unterschrift wichtiger Unterlagen ging. Dann musste extra noch ein Fax geschickt werden oder man bemühte wieder die herkömmliche Post.

Unterschriften kann man heute auch digital abgeben


Die digitale Signatur
Heute sieht es in diesem Bereich zum Glück völlig anders aus, denn es gibt echte, digitale Unterschriften. Es handelt sich dabei um eine tatsächliche rechtsverbindliche E-Signatur, die für vielfältige Zwecke einsetzbar ist.
Egal, ob Sie einen Vertrag bequem online unterzeichnen, eine Authentifizierung nötig ist oder Sie Geschäfte abschließen wollen, eine Unterschrift ist jederzeit und überall möglich. Möchten Sie für eine elektronische Unterschrift Word verwenden, so bietet sich die Lösung von Yousign an, das perfekt in die Arbeitsabläufe im Unternehmen eingebunden ist.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Alles geht schnell, ohne lästigen Papierkrieg und mit jedem Endgerät, sei es PC, Smartphone oder Tablet. Praktisch ist dabei übrigens auch, dass man den Status der Unterschrift abfragen kann. Damit entfällt einiges an Unsicherheit und Rückfragen. Übrigens ist auch ein Datumsstempel vorhanden, der – im Gegensatz zu herkömmlichen Unterschriften – den genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung festhält. Das kann bei sensiblen Verträgen ein wichtiger Zusatznutzen sein.
Selbstverständlich stehen hier auch Exportmöglichkeiten zur Verfügung, etwa als besonders kompatibles PDF-File, außerdem kann alles völlig unkompliziert versendet werden und erreicht so den Empfänger innerhalb kürzester Zeit, ohne dass das Dokument durch viele Hände gehen muss.
Elektronische Unterschriften sind inzwischen in vielen Branchen verbreitet, sei es im Bereich der Banken, Versicherungen oder bei Immobilien. Kreditverträge, Angebote oder sonstige Unterlagen werden hier auch innerhalb des normalen Workflows belassen und alles geht völlig nahtlos über die Bühne.
Unser Tipp: Testen Sie die digitale Unterschrift unverbindlich und kostenlos. Dann können Sie sich von der Sinnhaftigkeit und dem unkomplizierten Einsatz auch in Ihrem Unternehmen überzeugen. (Foto: Pixabay.com/Public Domain)