Das Lizenzmanagement in Unternehmen sollte genauso akribisch geführt werden, wie beispielsweise Kunden- oder Inventarlisten. Leider ist dies heute in sehr vielen Unternehmen nicht der Fall, denn es scheint als wäre die Verwaltung von Softwarelizenzen ein schier unlösbares Problem. Dabei kann beispielsweise eine digitale Akte schnell und perfekt dabei helfen, die jeweiligen Lizenzen, der im Unternehmen eingesetzten Software, zu katalogisieren und immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wichtig ist dabei die Transparenz über die eingesetzte Software im jeweiligen Unternehmen. Hier einen Überblick zu behalten scheint aber gar nicht so leicht zu sein, bedenkt man wie viele Unternehmen heute noch hohe Geldbußen in Kauf nehmen, wenn der Missbrauch von Softwarelizenzen ans Tageslicht kommt. Die digitale Akte wird von vielen Anbietern offeriert, die man z.B. über das Internet finden kann. Dabei kann man auf fertige Programme zurückgreifen, die auch im Preis verhältnismäßig günstig sind. Möchte man ein professionelles Softwaremanagement auf die Beine stellen, kann sich das Unternehmen alternativ auch eine entsprechende Verwaltungssoftware individuell programmieren lassen. Schlussendlich ist es eine Frage des Budgets, denn selbstverständlich ist es wesentlich teurer, sich eine Software für das Lizenzmanagement auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten erstellen zu lassen. Bedenkt man aber die Vorteile, dann lohnt sich diese Investition in jedem Fall. Durch eine transparente Software geht man nicht nur Geld- und im schlimmsten Fall Gefängnisstrafen aus dem Weg, sondern kann auch unternehmensintern viel Geld sparen. Doppelte Lizenzen wird es dann nicht mehr geben und die Verwaltung selbst, kann von einem Mitarbeiter der EDV-Abteilung dann fast „nebenbei“ erledigt werden.
