Wie funktioniert ein virtuelles Büro?

Virtuelle Büros gewinnen immer mehr Anhänger. Gerade für Kleinstunternehmer, Freelancer und Start-ups bieten sie zahlreiche Vorteile.

Was ist das besondere an dieser Büroform?

Ob Sie einen neuen Arbeitsplatz benötigen, in neue Märkte expandieren, oder nur jemanden brauchen, der ihre Anrufe und Posteingänge verwaltet – ein virtuelles Büro könnte die optimale Lösung für Sie anbieten. Die hinter einem virtuellen Büro steckende Idee ist, dass Ihre Geschäftspartner und Lieferanten Sie an mehreren Standorten erreichen können, sogar wenn Sie eigentlich abwesend sind. Die physische Adresse und örtliche Telefonnummer können für den Erfolg Ihres Unternehmens grundlegend sein.

Ein virtuelles Büro stellt Ihnen alle Back-Office-Funktionen zur Verfügung. Im Grunde bedeutet es, dass Sie mit seiner Hilfe jederzeit telefonisch oder online erreichbar sind und sich weitgehend unabhängig von Zeitzonen und Arbeitsorten fühlen. Daneben können Sie Ihre aktuellen Anrufnotizen via E-Mail, Fax oder SMS einsehen, Faxe als PDF und E-Mails empfangen und verschicken sowie Ihre archivierten Anrufnotizen verwalten.

Vorteile & Preise der virtuellen Büros

Einer der größten Vorteile der virtuellen Büros ist, dass Ihre gebuchten Kapazitäten zu jeder Zeit erweitert oder reduziert werden können. Alles hängt nur von Ihrem individuellen geschäftlichen Bedarf ab. Ein weiterer Pluspunkt besteht darin, dass kein Anruf dem Anrufbeantworter überlassen wird, alle Ihrer Anrufe werden von realen Sekretärinnen entgegengenommen.

In den größten deutschen Businessstädten wie Wien, Frankfurt, Berlin oder Hamburg kann man ein virtuelles Büro gegen die monatliche Gebühr von ungefähr 100 Euro anmieten. Dieser Preis ist aber hauptsächlich von dem Standort abhängig, wo sich Ihr virtuelles Office befinden würde. So kostet ein virtuelles Büro in Hamburg logischerweise mehr als ein solches in einer strukturärmeren Stadt wie Magdeburg, auch die Lage in der Stadt selbst spielt eine Rolle – je besser die Adresse (Zentrum, Hauptverkehrsader), desto teurer wird es. Zu den Office-Leistungen, die gegen die feste Monatsgebühr angeboten werden, gehören Fax, E-Mail und Service, ein zuverlässiges Sekretariatspersonal, das die Telefonbeantwortung unter Ihrem Firmennamen übernimmt, eine freundliche Besucherbetreuung, Annahme von Kurier- und Postsendungen.

Nach Wunsch des Kunden sind auch weitere Optionen verfügbar wie zum Beispiel eine Selbstabholung der Post, Weiterleitung der Nachrichten, Postnachsendung, Botengänge usw. Wenn notwendig, vollziehen die Büromitarbeiter die gesamte Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern. Es können noch vielzählige und flexible Service-Leistungen hinzugefügt werden: attraktive Geschäftsadresse und erstklassige technische Ausstattung, Konferenz- und Gewerberäume in verschiedenen Größen, exklusive Lage und Empfang Ihrer Besucher. Alle organisatorischen und logistischen Pflichten sowie die Instandhaltung der Büroräume werden von den Büroangestellten übernommen. Das spart Ihnen definitiv viel wertvolle Zeit und scheint auch ressourcenschonend zu sein, weil Sie keine langfristige Investition in technischer Ausstattung unternehmen müssen.

Nachteile gegenüber dem „normalen“ Büro

Natürlich unter so vielen Nutzeffekten existieren auch Nachteile, die unbedingt zu überlegen sind. Zum Ersten fehlt die wahre Kommunikation unter den Mitarbeitern – alles passiert virtuell und aus einiger Entfernung. Diese Besonderheit könnte manchmal kleinere oder größere Missverständnisse veranlassen. Darüber hinaus, ein virtueller Arbeitsstil ist nicht zu allen Unternehmensarten kompatibel. Sehr wahrscheinlich wird es zeitaufwendig sein, eine passende Firmenkultur zu entwickeln, die der Arbeit im virtuellen Büro entspricht.

Nebenkosten, wenn solche vorliegen, sind fast nie festgesetzt und können von Monat zu Monat variieren. Selbst die Aufgabe einen geeigneten Anbieter zu finden, scheint oftmals gar nicht leicht zu sein. Im Übrigen, die Verteilung Ihres Unternehmens auf verschiedene Mitarbeiter könnte eventuell die Assoziation mit einem Callcenter nahelegen. Potenzielle Mieter befürchten daneben die Möglichkeit, mit Briefkastenfirmen verglichen zu werden.

Für wen macht es Sinn?

Für Freiberufler, selbstständige Geschäftsmänner oder kleinere Firmen bietet die Anmietung eines virtuellen Büros unbestrittene Vorteile. Ein ziemlich beschäftigter Firmeninhaber, der über keine Zeit für nervigen Bürokram verfügt, kann sich mithilfe eines virtuellen Office auf wichtigere Businessziele konzentrieren. Andererseits, wir sollten manche wesentliche Nachteile nicht auslassen, wie z.B. die Anonymität hinter dem virtuellen Büro.